Sobald die Analyseergebnisse vorliegen, werden alle am Monitoring beteiligten Großhändler und Importeure informiert. Die Pestizidnachweise werden dabei in fünf Kategorien eingeordnet, wobei sich die ersten vier auf Wirkstoffe beziehen, deren Anwendung in der EU-Öko-Verordnung nicht zugelassen sind:
(Der Labormesswert abzüglich eines analytischen Streubereichs von 50% liegt unterhalb des BNN-Orientierungswerts von 0,01 mg/kg.)
(Der Labormesswert abzüglich eines analytischen Streubereichs von 50% liegt über dem BNN-Orientierungswerts von 0,01 mg/kg.)
(Messwert abzüglich eines analytischen Streubereichs von 50% liegt über dem europaweit gesetzlich festgelegten Rückstandshöchstgehalt.)
Liegt der Pestizidnachweis in Kategorie 3 oder 4, wird eine Gegenanalyse bei einem zweiten Labor veranlasst, um einen Laborfehler auszuschließen (obwohl Laborfehler und insbesondere falsch-positive Nachweise extrem selten sind).
Alle teilnehmenden Unternehmen werden sofort über den Rückstandsfund informiert, und zwar unter namentlicher Nennung des Erzeugers und seiner Lieferant*innen. Die teilnehmenden Großhändler können die Einzelhändler unterrichten.
Besteht der Verdacht, dass die Ware nicht der EU-Öko-Verordnung entspricht und somit nicht als "Bio" gehandelt werden darf, wird das Produkt von den Teilnehmenden nicht weiter vermarktet. Der Projektteilnehmende informiert seinen Lieferant*innen und bittet um umgehende Aufklärung der Ursachen. Außerdem unterrichtet er die zuständigen Kontrollstellen für den ökologischen Landbau.
Überschreitet ein Nachweis die in der europäischen Rückstandshöchstgehalte-Verordnung (EG 396/2005 und Anhänge) festgelegte Rückstandshöchstgehalte (Kategorie 4), ist die Ware sofort zu sperren. Es greifen die gesetzlich vorgeschriebenen Maßnahmen. Die Mitglieder des BNN werden zeitgleich mit den Teilnehmenden über nicht verkehrsfähige Ware informiert.
Sollte zum Zeitpunkt des Laborbefunds bereits weitere Ware des gleichen erzeugenden bzw. abpackenden Unternehmens disponiert und verladen sein, zieht eine neutrale Person im Auftrag des betroffenen Importeurs oder Großhändlers eine neue Probe. Zu unterscheiden ist dabei zwischen Fall A und Fall B:
Kann kein Pestizid nachgewiesen werden, ist die Ware unbelastet und kann gehandelt werden. Die Ergebnisse der neuen Probe werden zeitnah den Teilnehmenden des BNN-Monitorings mitgeteilt.
Wird ein Pestizid festgestellt und es besteht ein Verdacht auf Nicht-Konformität der Ware mit der EU-Öko-Verordnung, muss die Ware vom Auftraggeber der Probe unverzüglich gesperrt werden. Das teilnehmende Unternehmen, bei dem die beanstandete Probe gezogen worden ist, informiert seinen Lieferant*innen und recherchiert, woher die Belastung stammt.
Ein Produkt, bei dem Pestizide gefunden worden sind, wird von den Monitoring-Teilnehmenden beim Erzeuger nicht mehr geordert, solange ein begründeter Verdacht besteht, dass die Ware nicht den Anforderungen der EU-Öko-Verordnung entspricht. Andere Produkte des Erzeugers oder Chargen/Container des Exporteurs werden planmäßig beprobt. Die Koordinierungsstelle gibt die Rechercheergebnisse an alle Teilnehmenden weiter.